SISTEM STANDAR MUTU LEMDIK MARITIM

LATAR BELAKANG

TARUNA STIMART AMNI SEMARANG

Bangsa Indonesia, konon nenek moyangnya seorang pelaut, maka bangsa ini layak disebut bangsa bahari ( pelaut ). Hal ini seiring dengan kondisi geografi Indonesia yang terdiri dari dua pertiga wilayahnya adalah laut dengan sumber daya alam yang melimpah, sehingga peranan laut sangat mengemuka dalam pembangunan nasional. Dikaitkan dengan kondisi geografi Indonesia yang terletak di posisi silang antar benua dan antar samodra, layak menjadi pusat perdagangan dunia, sehingga peranan transportasi laut menjadi sangat mengemuka pula dalam era kesejagatan dewasa ini. Wahana utama transportasi laut adalah kapal, karena dapat mengangkut barang-barang dan manusia dalam jumlah besar dibanding wahana transportasi yang lain. Pengawakan kapal seiring bertambah banyaknya armada pelayaran yang semakin meningkat jumlahnya, mengakibatkan kebutuhan pelaut dunia semakin bertambah besar pula. Para pemuda di negara maju umumnya enggan melaut ( Sukardiman, 2000 ), hal ini menjadikan peluang pemuda-pemuda / pelaut Indonesia semakin besar untuk dapat bekerja di kapal – kapal asing.

Menurut data Asosiasi Pendidikan dan pelatihan Maritim  (APPMI) tahun  2000 , kebutuhan pelaut dunia ( deck dan mesin ) sebanyak ± 1.200.000 orang, dipasok dari Philipina ± 360.000 orang, RRC ± 400.000 orang, Indonesia ± 100.000 orang. Sisanya sebesar ± 340.000 orang dipasok dari negara maju sendiri dan negara Asia lainnya. Fenomena para pemuda negara maju yang enggan melaut merupakan peluang bagi pelaut Indonesia bekerja di kapal asing yang pada giliran akhir dapat meningkatkan devisa negara.

Apablia kita ingin berperan dalam pengiriman tenaga pelaut Indonesia ke luar negeri, maka kita harus dapat meningkatkan produksi pelaut terutama perwiranya. Sesuai data APPMI pada tahun 2002, Indonesia perlu meningkatkan jumlah perwira pelaut menjadi ± 3.000 orang tiap tahun. Kondisi sekarang ini produksi Perwira Pelaut Indonesia hanya ± 600 orang dihasilkan oleh Diklat negeri dan ± 1.400 orang dihasilkan oleh PTS. Jumlah seluruhnya ± 2.000 orang, berarti masih kurang ± 1.000 orang . Hal ini merupakan peluang besar bagi Diklat Kepelautan untuk mengembangkan lembaganya. Untuk menjadi Perwira Pelayaran yang dapat diterima di dunia internasional haruslah ditempuh melalui Lembaga Diklat yang memenuhi persyaratan IMO, dalam hal ini memenuhi Sistem Standar Mutu ( SSM ). Diklat Kepelautan yang memenuhi standar IMO, komponennya harus memenuhi persyaratan yang ditentukan seperti : penerimaan calon Taruna, laboratorium, kurikulum dan tenaga pengajar, serta mempunyai “Sistem Standar Mutu” yang sesuai  STCW 95.

Pemenuhan komponen sistem pendidikan termasuk sistem standar mutu merupakan perhatian yang khusus, apabila kita ingin mengembangkan Diklat Kepelautan. Mengalir dari uraian diatas, dalam tulisan ini akan dibahas “ Sistem Standar Mutu (SSM)” bagi Diklat Kepelautan, dengan persoalan pokok  yang menjadi topik bahasan  :

(1)          Mengapa perlu Sistem Standar Mutu  ?

(2)          Apa Sistem Standar Mutu  ?

(3)          Bagaimana implementasi Sistem Standar Mutu  ?

(4)          Apa manfaat Sistem Standar Mutu  ?

MENGAPA PERLU SISTEM STANDAR MUTU  ?

Lulusan Diklat Kepelautan yang dihasilkan oleh berbagai Diklat Kepelautan di negara-negara yang termasuk “ white list “, harus menghasilkan kompetensi lulusan minimal yang standar, karena lulusan Diklat ini akan mengawaki kapal – kapal dari berbagai negara di dunia. Untuk memperoleh mutu lulusan yang memenuhi persyaratan IMO, tiap lembaga Diklat harus mempunyai sistem standar mutu yang dipersyaratkan IMO ( STCW 95, Regulation I/8 ). Disamping itu ada pertimbangan lain yang perlu menjadi acuan  :

(1)          Perkembangan teknologi yang menghasilkan peralatan canggih di kapal.

(2)          Kualitas SDM yang dihasilkan Diklat Kepelautan harus memenuhi permintaan pasar.

(3)          Persaingan pasar tenaga kerja yang ketat.

(4)          Peraturan nasional dan internasional ( STCW 95 ) yang mensyaratkan standar tertentu untuk berbagai komponen sistem dan proses Diklat.

(5)          Banyaknya persoalan yang tidak terlacak dalam Diklat Kepelautan, sehingga perlu alat ukur kwalitas ( Q tools )

Diklat yang menggunakan sistem standar mutu atau disebut saja Diklat modern berbeda dengan Diklat tradisonal ( Diklat yang tidak menggunakan SSM ). Diklat tradisional merupakan pendidikan yang tidak menggunakan parameter kontrol, sehingga semua sesuai selera dan segala keputusan diambil oleh penguasa tanpa melihat kondisi di lapangan. Sedang Diklat modern merupakan Diklat yang mampu menghadapi kebutuhan pasar, mampu menghadapi perkembangan teknologi, serta perkembangan peraturan nasional dan internasional. Perbedaan tersebut diatas disajikan dalam tabel sebagai berikut  :

Tabel  1

Perbedaan Diklat Tradisional dengan Diklat Modern

Parameter

Diklat tradisonal

Diklat modern

1. Persepsi / pandangan    
– Komitmen Dimiliki oleh sekelompok orang Dimiliki oleh semua orang (masyarakat)
– Keakuratan persepsi Oleh yang  berkuasa Berdasarkan data
– Pola pikir Deduktif (atas  → bawah) Deduktif dan induktif (atas ↔ bawah)
– Tanggung jawab Sekolah Masyarakat, murid dan sekolah
– Pelanggan Murid Komunitas
– Persoalan yang muncul Selalu dari sekolah Mencari akar masalah dari manapun datangnya
2. Peraturan    
– Orang tua Menjadi ayah dan ibu Melayani guru dan murid
– Murid Datang ke sekolah Membutuhkan dan mem peroleh pengajaran
– Guru Mengajar dan mengatur kelas Menuntun, mengajar dan inprovisasi
– Kepala sekolah Mengatur Bertindak sesuai kebutuh an
– Administrasi Memantau Meniadakan hambatan
– Pengelola Menyusun kebijakan dan perintah Memecahkan masalah
3. Program    
– Kurikulum Sesuai keinginan pemerintah Sesuai kebutuhan pasar
– Kwalitas personil Disusun sesuai peraturan pemerintah Disusun atas kebutuhan pasar
4. Organisasi    
– Kerja tim Suka berdebat dan menyalahkan Pemecahan masalah menjadi komitmen tim
– Budaya Senior selalu benar Perubahan terus menerus
– Struktur organisasi Hirarkhi, politis dan birokrasi Terintegrasi dan rata
– Strategi Mandat dari atas Sesuai kebutuhan pasar
– Perencanaan Terpusat Disentralisasi
– Manajemen Oleh pimpinan Oleh dewan mutu (management represen tative)

Dengan melihat perbedaan tersebut dalam tabel diatas, di era kesejagatan ini kita harus beralih dari Diklat tradisional ke Diklat modern, apabila kita tidak ingin ketinggalan dari negara lain.

STANDAR MUTU STCW 95

Standar mutu yang digunakan dalam Diklat Kepelautan adalah STCW 95, yang dikeluarkan oleh IMO. Dalam konferensi IMO Desember 2000, Indonesia telah masuk “white list”, yang berarti pelaut Indonesia dapat bersaing dengan pelaut dari negara-negara lainnya dari manca negara. Apabila Indonesia mampu menyiapkan tenaga pelaut yang memenuhi standar IMO dalam jumlah besar, maka tenaga kerja Indonesia dapat memasuki lowongan kebutuhan pelaut dunia dalam jumlah besar pula, yang berakibat pendapatan dan kesejahteraannya meningkat, membantu diri sendiri untuk berkembang dan membantu keluarganya untuk meneruskan pendidikan yang lebih tinggi, pada giliran akhir dapat meningkatkan devisa negara dan kesejahteraan masyarakat.

Standar kepelautan ini, oleh IMO telah ditetapkan dalam konvensi internasional di London pada tahun 1978 dalam suatu kodifikasi internasional yaitu “Standard Training Certification and Watchkeeping 1978 ( STCW 78)”. Dalam kenyataanya STCW 78 ini disusun belum mengatur secara jelas dan rinci serta ketat tentang penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, yang diatur baru pengujiannya saja, sehingga implementasi di masing-masing negara peserta (party) belum standar. Penampilan pengawak kapal dari berbagai negara tidak sama ( Rosadhi  2000 : 20, Aziz 2001 : 2,3 ), sehingga sering terjadi kecelakaan yang sebagian besar disebabkan oleh kesalahan manusia. Kecelakaan di laut akhir – akhir ini umumnya disebabkan oleh kesalahan manusia 80 % dan sisanya ( 20 %) disebabkan oleh kesalahan teknis dan gangguan lain ( Biro Klasifikasi Indonesia 2000 ).

Melihat kondisi diatas, dengan diprakarsai oleh negara maju seperti Inggris, Amerika Serikta, Canada dan Perancis dalam konferensi tahunan IMO di London pada tanggal 26 Juni s/d 7 Juli 1995, memutuskan merevisi beberapa ketentuan STCW 78 menjadi STCW 95 dan berlaku efektif sejak 1 Februari 1997 dengan masa transisi sampai dengan 1 Februari 2000. Pemerintah RI telah meratifikasi konvensi STCW 78 dan seluruh perubahannya tersebut diatas dalam Keppres No. 60 tahun 1986, oleh karena itu pemerintah RI wajib melaksanakan ketentuan dari STCW 95 secara penuh dan tuntas atau “full and complete effect” ( STCW 95, article I (2) : 7). Peraturan  tersebut meliputi keselamatan di laut, “property” di laut, perlindungan jiwa manusia di laut dan kecukupan tenaga yang trampil di kapal. Peraturan – peraturan yang dikeluarkan oleh negara peserta ( party) dalam rangka implementasi STCW 95 menjadi standar baku bagi negaranya. Article II ayat (a) menyebutkan “party” adalah negara yang masuk konvensi dan kegiatannya dilaksanakan oleh badan administrasi, sedang ayat (b) menyebutkan administrasi adalah badan yang berwenang yang ditunjuk oleh negara disetujui oleh IMO. Untuk negara Republik Indonesia ditunjuk Dirjen Perhubungan Laut sebagai “Administrasi“ sesuai surat Menhub No. 159/KL/204/MPHB tanggal 9 September 1999. Sedang article II ayat (c), menyebutkan kewenangan menerbitkan/memberikan sertifikat adalah “Administrasi” atau pejabat yang ditunjuk atas nama “Administrasi”, kewenangan ini termasuk pengawasan, evaluasi dan pelaksanaan laporan.

STANDAR MUTU DIKLAT KEPELAUTAN

Standar mutu dibuat menganut prinsip, sebagai berikut :

(1)          Write what you do

(2)          Do what you write

(3)          Improve and review it

(4)               Standar mutu mengandung aspek  : Pencegahan ( prevention ), konsisten           ( consistency ), perbaikan secara terus menerus ( continue correction ). Pembuatan sistem standar mutu dengan mengacu prinsip diatas dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut (1) penulisan sistem  standar  mutu (2) pelaksanaan                              ( implementation ) (3) pengembangan ( improvement ).

MENULIS DOKUMEN SSM

Dalam penulisan dokumen SSM memperhatikan kepada sistem Diklat yang dianut dan pembuatan dokumen memperhatikan komponen pendidikan dan latihannya. Diklat sebagai sistem, merupakan kegiatan yang kompleks berkaitan antara komponen yang satu dengan yang lain.

Secara makro, sistem Diklat menyangkut berbagai hal. Cooms (Dikti 1997), menggambarkan bahwa sistem Diklat terdiri dari subsistem yang mempunyai hubungan fungsional meliputi : (1) tujuan dan sasaran (2) siswa atau peserta didik (3) manajemen (4) struktur dan jadwal (5) isi materi ajar (6) guru pendidik (7) alat bantu belajar (8) fasilitas (9) teknologi (10) pengawasan mutu (11) penelitian dan (12) biaya. Komponen tersebut disederhanakan dengan merujuk STCW 95 menjadi : (1) tenaga pengajar (2) persyaratan peserta (3) kurikulum silabus yang mencakup : tujuan dan prioritas, struktur, jadwal dan materi ajar (4) sarana prasarana, laboratorium dan simulator meliputi : peralatan bantu belajar dan teknologi (5) sistem standar mutu meliputi : manajemen dan pengawasan mutu ( SK Dirjen Hubla No. DL 21/2/7-2000, tanggal 25 Februari 2000).

Dalam penulisan SSM Diklat Kepelautan yang sesuai STCW 95, persyaratan komponen hendaknya  diperhitungkan  secara  jelas sesuai kondisi lingkungan seperti : kebutuhan pasar global, jumlah, jenis dan kemampuan pendidik serta prosedur yang mengatur dalam proses interaksi antar komponen Sisdiklat.

Dokumen yang ditulis dalam SSM meliputi : (1) quality manual ( manual mutu) yang meliputi : kebijakan manajemen (2) quality procedure ( prosedur mutu ) (3) dokumen pendukung meliputi : format, instruksi kerja, list dll.

Adapun rincian dokumen sistem standar mutu sesuai ISO 9000 yang telah berkembang menjadi ISO 2000, terdiri dari komponen  :

A.     Pengendalian Sistem ( Manual Mutu ), meliputi  : A1. Tanggung jawab, A2.  Sistem mutu, A3. Pengendalian dokumen dan data,  A4.Tindakan koreksi dan pencegahan,  dan  A5.Audit mutu

B.      Prosedur Mutu, meliputi :  B1.  Tinjauan kontrak, B2. Pengendalian dokumen, B3.   Pengendalian produk lulusan, B4. Pengendalian proses: penerimaan Catar, Proses Belajar Mengajar (PBM), Wisuda dll. B5. Inspeksi dan pengujian, B6. Status inspeksi dan pengujian, B7.Pengendalian produk yang tidak sesuai, B8.Penyiapan evaluasi B9. Pelayanan.

C.      Dokumen Pendukung, meliputi: C1.     Pembelian, C2.Identifikasi dan mampu telusur produk, C3.Pengendalian alat ukur, uji dan inspeksi, C4.          Pengendalian catatan mutu, C5. Pelatihan, C6.   Teknik statistik

IMPLEMENTASI

Dokumen mutu yang telah ditulis  dibukukan dalam satu buku disebut “Dokumen SSM”, selanjutnya diimplementasikan oleh seluruh personil Diklat mulai dari kebijakan sampai dengan prosedur, format dan daftar secara “full and complete effect” dan konsisten sehingga terjalin pelaksanaan tugas secara berhasil guna dan berdaya guna. Disini diperlukan disiplin, kepatuhan melaksanakannya dari yang kecil-kecil seperti format sampai tindakan, pendeknya tidak ada pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan prosedur yang menyimpang tanpa sebab yang jelas seperti “force mayor” dengan kata lain prinsip ”impersonal” seperti dalam “birokrasinya Max Weber”, harus dilaksanakan secara penuh.

Pengendalian manajemen SSM oleh Dewan Mutu ( Management Representative ), yang terdiri dari beberapa personil yang mempunyai sertifikat sebagai auditor dan mempunyai sertifikat Kursus SSM, yang diselenggarakan oleh konsultan independen yang ditunjuk “Administrasi”. Tugas Dewan mutu adalah mengadministrasikan dokumen mutu dan tindakan koreksi berdasarkan temuan audit. Secara garis besar tugas Dewan Mutu adalah  :

(1)          Mengadministrasikan Dokumen Mutu

(2)          Melaksanakan audit internal dan melaporkan hasil audit kepada “Administrasi”

(3)          Melaksanakan tinjauan manajemen ( management review ) untuk penyempurnaan Dokumen Mutu.

(4)          Mengatur pelaksanaan audit eksternal oleh “Administrasi” dan                    “ recognized audit” oleh negara anggota IMO.

(5)          Melaksanakan pelatihan manajemen SSM bagi seluruh awak Diklat.

(6)          Melaksanakan “tindakan koreksi” berdasarkan temuan hasil audit dan “management review” serta penyempurnaan dokumen mutu.

(7)          Membuat saran-saran kebijakan manajemen kepada pimpinan Diklat.

Pendidikan modern, seluruh aktivitas manajemen dikendalikan oleh Dewan Mutu, sedang pendidikan tradisional manajemen sepenuhnya dikendalikan pimpinan Diklat.

PENGEMBANGAN

Pengembangan berupa koreksi dan perbaikan kebijakan prosedur dan format dibuat melalui hasil audit internal secara berkala tiap 6 bulan, evaluasi dan “management review”, validasi dan audit eksternal tahunan secara berulang-ulang dan terus menerus dilaksanakan.

Standar yang digunakan adalah ketentuan IMO yang didelegasikan kepada Administrasi ( Dirjen Hubla ) untuk membuat peraturan, kebijakan dan petunjuk yang rasional agar dapat menjamin keselamatan, property yang diperlukan di laut serta kecukupan tenaga kerja trampil di kapal. ( STCW 95, article I (2)

MANFAAT SSM

SSM bagi Diklat Kepelauatan merupakan keharusan, harus dipenuhi, karena kwalitas lulusan Diklat Kepelautan yang standar sangat diperlukan untuk pengawakan kapal nasional maupun internasional yang tergantung kepuasan pengguna ( customer satisfication ). Penjabaran ketentuan dalam SSM yang rasional diterapkan di tingkat nasional dengan tidak mengabaikan ketentuan internasional. SSM Diklat Kepelautan yang bersangkutan dilaporkan kepada Administrasi setelah diaudit. Apabila Diklat tersebut sudah memenuhi persyaratan, diberikan sertifikat pemenuhan  ( approval ) dan dilaporkan kepada Sekjen IMO di London, selanjutnya diumumkan ke seluruh dunia, berarti lembaga tersebut  dikenal ( recognized ) di seluruh dunia, sehingga lulusannya dapat bersaing di tingkat global  dan dapat memenuhi pelanggan secara memuaskan.

Manfaat lain yang diperoleh penerapan SSM bagi Diklat Kepelautan adalah :

(1)     Mendapatkan prosedur baku yang bermutu

(2)     Mengambil keuntungan dalam persaingan global karena telah dikenal (recogaized) di seluruh dunia.

(3)     Dapat melaksanakan perbaikan sistem secara terus menerus dan berkelanjutan.

(4)     Menimbulkan komitmen bagi fihak yang terkait dengan Diklat tersebut untuk berpartisipasi.

(5)     Menghasilkan SSM sebagai pengendali mutu bagi lembaganya merupakan prosedur untuk memenuhi kepuasan pengguna (user).

KESIMPULAN

1.      Dikaitkan dengan peraturan nasional dan internasional, perkembangan teknologi, peningkatan kwalitas lulusan yang memasuki persaingan tenaga kerja, SSM sangat diperlukan.

2.      STCW 95 bagi Diklat Kepelautan perlu diimplementasikan secara tuntas dan ketat melalui SSM.

3.      SSM sebagai sistem perlu didokumentasikan, diimplementasikan dan dikembangkan untuk perbaikan di masa depan, sehingga banyak manfaat bagi lembaga Diklat Kepelautan antara lain pengakuan ( recognized ) oleh negara –negara di seluruh dunia apabila sudah “approval”.

KEPUSTAKAAN

1.   Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1996, Mengajar di Perguruan Tinggi, Buku satu s/d buku tiga, Kumpulan Makalah, Pusat Antar Universitas Ditjen Dikti, Jakarta

2.   International Maritime Organization, 1996, STCW 1995, STCW Convention Resolotion of The 1995 Comference, STCW Code IMO Publication, London.

3.   PT. Sucopindo ( 1999 ), Makalah dalam penataran Sistem Standar Mutu bagi Pimpinan PTS Maritim, Jakarta

4.   PT. Biro Klasifikasi Indonesia, 2000, Prosedur Verifikasi, Perilaku dan Penerapan Quality Standard System Diklat Kepelautan, sebuah makalah yang disampaikan oleh Rudy Palilingan dalam sarasehan Implementasi STCW 95 tanggal 12 – 13 September 2000 di Jakarta.

5.   Rosadi Sammy, Drs, MM, 2000, Implementasi STCW 1995, Direktorat Jenderal Perhubungan Laut, Jakarta.

6.   Sukardiman, Tjuk, Ir, MSc ( 2000 ), Strategi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut dalam Implementasi STCW 95, Makalah dan paparan oleh Dirjen Perhubungan Laut, dalam sarasehan tanggal 12 – 13 September 2000, Jakarta.

7.   Aziz, DR, 2001, STCW Convention, Makalah paparan selaku konsultan IMO dalam Seminar Workshops Maritime Education and Training and Piracy in Indonesia, 9 – 12 July 2001 di Jakarta.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s